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发布会

想办一场成功的发布会,很多细节都不可以忽略。发布会不仅仅只是为了展示产品而进行的一个会议,往往其流程的制定也是非常重要的。发布会是否成功关系新品发布会上的销售情况,因此一场出彩的发布会对于企业的发展至关重要。其中包括活动前期、活动当天、活动复盘等诸多方面。

 

 

01 活动前期

1 、活动名称

每场活动我们都需要确定一个名称,最好是简单好记的。一般的发布会就是某某公司某某年度新品发布会,有些公司也会在每年度举办的活动命名一个朗朗上口的名字,比如XCon、Geekpwn。

2 、活动主题

每次的会议都应该有一个主题,并且要简单好记,高度概括本次会议的核心。

3 、活动目的

这里主要描述本次活动的主要目的,比如发布一个什么产品或社区,做一个年度颁奖典礼等等。活动性质不一,目的也就各不相同。但最终的也就是两方面:扩大品牌知名度,寻求市场合作机会。 

4、活动时间

在确定发布会的时机之前,应明确一点:应确认发布会紧迫性的最佳时机。活动时间的确定主要考虑市场活动的冲突性,在此时间前后2天左右,有没有行业内大型的活动举办,例如某大型知名品牌发布会,某同行友商的行业活动。

5、活动地点

在选择活动地点时,我们应该考虑到场地属性、室内设施、室内搭建以及场地的配套设施。特别强调一下室内搭建这方面,找一个靠谱负责的活动服务商是非常重要的。有一些酒店本身自带舞台和显示屏或投影布,如果会场要求不高的话,可以用酒店本身的这些设备。如果对舞台及屏幕要求比较高,可以选择第三方活动公司,他们会根据主办方的需求,出一个活动方案。 

6、活动对象

在活动策划期间,我们需要明确本次活动要针对的对象是谁,这里也涉及到活动目的,涉及到后面的嘉宾邀请、议题准备以及后期的宣传环节。

7、活动规则

活动规则也就是活动内容。本次会议以什么样的方式呈现,PPT演讲吗?圆桌会议吗?还是来一个秀?这里就涉及到的就是会议的质量了。

在国内,PPT演讲还是一个主流形式,主办方选择本公司的领导人、部门负责人或邀请行业大V参与会议演讲,嘉宾围绕主办方给出的主题,说说自己的理念和想法,然后抛出一些思考或观点。

8、成本预算

这部分是大家关注的重点了,每个市场活动都需要一份成本预估。根据会议所需的线下执行费用、推广渠道费用、各环节礼品费用等作出一份详细的预算报表,常规的布展预算里面涉及舞台搭建、大屏搭建、灯光舞美、会议宣传物料(签到墙、易拉宝)。室场内的宣传物料主要在于放在每个座位的产品手册、议程表、手提袋等。

9、礼品费用

前期宣传预热的小礼品费用,分发给到场嘉宾的伴手礼费用,暖场的小礼品费用,现场工作人员的定制Polo费用,后期宣传的小礼品费用等等。这里也是一样的,大家根据自己的活动需求和活动目的具体规划。

10、紧急预案

 

02 活动当天

1、彩排环节

彩排时,各个环节要一一确定细节,不要走马观花,有什么问题在活动前解决掉。整个彩排要做到贯穿环节始终,从暖场——开场——演讲——切换——结束,如果时间允许,每一个环节都彩排到细节;如果时间不允许,就捡最重要、最没有把握的地方做。

2、 PPT调试

活动现场一般都是像电影院里的超宽屏,一般都是不规则比例,跟我们平时接触到的16:9相差甚远。所以,我们的PPT需要在彩排时就要调整图文,达到跟大屏适配。

3、活动举办

前期的工作做得很好的话,活动进行中就会轻松很多。做到心中有数,一定要对本次活动的所有流程了如指掌,对所有现场工作人员的职责了然于心,才能做到有条不紊、调动有度。

4、签到暖场

签到处设立媒体签到和嘉宾签到。

5、活动开场

活动开场时,场地灯光变暗,有一个语音提示,告诉在场的嘉宾关闭手机或调入静音模式。接着就是开场视频,此视频高度概括了我们的会议主旨,讲述公司理念,突出活动主题。

6 、活动中

现场的主要工作人员全部配备布展商提供的对讲机设备,方便实时通讯,传递讯息。

7、活动结束

主持人上场宣布活动结束,念完结束语,散场音乐起,参会人员离场。主办方需要在参会人员离场后,做好会场清场工作,回收剩余物料,做好工作交接,酒店对接、会场交接等。

 

03活动后期

1 、各方对接

1.1 合作伙伴

对接把活动现场相关的照片、速记等同步给本次大会的合作伙伴,如第三方演讲嘉宾、圆桌嘉宾等。

1.2 媒体对接

这里最主要是宣传稿件及专访内容了。

2 、活动复盘

2.1 物料清点,回收的会场物料需要进行清点盘算。

2.2.活动结算,参考之前的活动预算表,做出本次会议的活动结算。

2.3 活动盘查,这里主要是涉及参会人员,看看本次活动到场人员有哪些,到场人数多少,人员分部如何,参会人员对本次活动的反馈如何。

2.4 经验总结,回顾整场发布会始终,发掘整场活动策划的优点和不足,做好经验总结,给下次活动做参考。

 

写在最后

一、计划是永远赶不上变化的,要实时随机应变,处理各种突如其来的变化。

二、找靠谱的活动公司,做靠谱的执行落地,会让活动挺有意思。