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会议服务

一、 清楚会议所要达成的目标,会议的类型,以确定其规格、方向和基本风格

会议类型:主要包括论坛和峰会。峰会,全称高峰会,是指由政府机构、事业单位、社团或企业的高层领导参与的高级别会议。论坛,是围绕一个主题,由两个或两个以上的发言人向听众而非对方发表自己的观点并进行阐述的会议。论坛会议多为公开性会议,包含系列分会也是此类会议的特点,所以会议场所的选择非常重要,基本要求是可以分割或者主会场附带小会场,对会议设施要求也比较高——同声传译、传媒记者招待、多媒体、视频直播以及讨论场地等均有可能要求。

二、 成立筹委会,组织相关的人员,确定组织、人员保障

一个会议牵涉到方方面面,各项工作相互链接,相互联系,彼此交叉,必须统筹安排,多管齐下,同时进行,仅凭一己之力,殊难完成。

建立组织的原则:

一是“专业原则”, 专业的人做专业的事, 知人善任。

二是“平衡原则”,因事设组,每个组的工作量相对平衡; 

三是“分工原则”, 分工应该明确,职责分明,以防止互相推委的现象,另外,隶属分工和横向协作都要明确;

四是“扁平原则”, 一般在大型的活动中有多层次的“金字塔”结构, 但在中型的活动中,不宜层级大多,以保证灵活机动,人员不要太多,精干、高效为要;

五是“制度原则”, 尽管是临时性组织,但一旦加入组织机构,人员就应受规章制度的约束。


三、 确定时间、流程与目标管理,并做好反馈、调整

时间的控制,一般以时间进度表(倒计时)的方式来表现。注意在安排的时间上要合理,同时要留有余地,一般来说,前面的时间、进度要安排得紧凑一些,保证后面有时间来调整、完善。整个活动是一个系统工程,流程管理是指在活动中各项工作内容之间的相互衔接、协调和配合关系及其有机组合的过程管理。比如在活动中,主题内容、意义确定才能确定议程、规格,规模、规格确定才能确定人数,人数确定才能落实场地,场地落实才能现场布置等等。流程管理使总协调人对于整个活动的各个部分有着清晰的认识,便于找出工作的关键点、重点、难点一般以程序框图表现。

四、 拟定活动策划案和具体操作方案

活动策划案是指导整个活动的战略、战术文本,供策划活动用。一般来说,会议核心成员才提供。具体操作方案则是用于企业内部或者协助代理公关公司,指导整个活动的具体操作,一般比较详细,具体到每一个人每一步,甚至具体到胸卡的内容,时间上具体到分钟。一般会议人员人手一份。

五、 新闻通稿及相关资料准备提供给媒体的资料

 一般以广告手提袋或文件袋的形式,整理妥当,按顺序摆放,再在会议前发放给新闻媒体,顺序依次为:

1、 会议议程

2、 新闻通稿

3、 演讲发言稿

4、 公司/组织宣传册

5、 有关图片

6、 纪念品(或纪念品领用券)

7、 企业新闻负责人名片(新闻发布后进一步采访、 新闻发表后寄达联络)


六、现场布置

现场布置包括:

1、 背景布置。主题背景板,内容含主题、会议日期, 有的会写上召开城市,颜色、字体注意美观大方,颜色可以企业VI为基准。

2、 酒店外围布置,如酒店外横幅、竖幅、飘空汽球、拱形门等,各个酒店有所不同,有的允许,有的不允许。

3、 席位摆放。摆放方式:发布会一般是主席台加下面的课桌式摆放,有的非正式、讨论性质的会议是圆桌摆放式。注意确定主席台人员。不过,现在很多会议采用主席台只有主持人位和发言席,贵宾于下面的第一排的方式摆放原则:“职位高者靠前靠中, 自己人靠边靠后”。注意席位的预留,一般在后面会准备一些无桌子的坐席。

4、 相关设备在发布会前要反复调试,保证不出故障。

5、 签到与迎接:一般在大堂、电梯口、 转弯处有导引指示欢迎牌,一般酒店有这项服务。事先可请好礼仪小姐迎宾。一般会议会要求与会者留下名片,准备好“请赐名片”盒。

七、 现场控制

现场控制是体现总协调人应变能力的一环,事实上,一个好的协调人会将工作做在前面:首先是预防变数的发生。比如平时做一些培训,事前做一些排练。从实践来看,现场的突变往往是因为沟通不畅,考虑不周,以及礼节上的疏忽。应该重点重视这些方面;其次,要在事前准备好备选方案;再次,注意积累现场的灵活应变的处理技巧。

最后会议举行完毕后,主办单位应在一定的时间内,对其进行一次认真评估善后工作,主要包括:整理活动资料,全面评估商业论坛效果,对论坛的组织、布置、主持等方面的工作进行回顾和总结,收集各方反映,检查在举办时的接待、安排、服务等方面的工作是否有欠妥之处,以便今后改进。